Privacy statement SMO Breda e.o.

 

1. Inleiding

In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Hier kun je lezen welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, wie toegang heeft tot jouw gegevens, hoe wij jouw gegevens bewaren, aan wie wij jouw gegevens doorgeven, en welke invloed je hierop kunt uitoefenen. Jouw belang staat bij ons voorop!

Om je goed van dienst te zijn en ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt SMO Breda e.o. jouw persoonsgegevens. Dit betreft persoonsgegevens van cliënten, medewerkers en sollicitanten.

SMO Breda e.o. hecht groot belang aan een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. Daarom worden jouw persoonsgegevens zorgvuldig door ons verwerkt en beveiligd. Je kunt erop rekenen dat je gegevens bij SMO Breda e.o. veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

De rechten van personeelsleden, stagiairs en vrijwilligers zijn beschreven in het interne privacybeleid en komen in deze privacyverklaring verder niet aan de orde.

 

2. Doel en grondslag van de verwerking

SMO Breda e.o. verwerkt je persoonsgegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag is. Deze grondslagen en de daar bijhorende doeleinden zijn hieronder uiteengezet:

1. Jouw toestemming:

• Wanneer je informatie opvraagt via de website;
• Wanneer je solliciteert bij SMO Breda e.o.: door te solliciteren op een functie ga je akkoord met de verwerking van jouw persoonsgegevens en de opslag ervan in het personeelsadministratiesysteem.

2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst:

• Voor het verlenen van zorg-, hulp- en dienstverlening conform de indicatie die is ontvangen van de gemeente, Justitie of het zorgkantoor;
• Voor het declareren van de geleverde zorg bij gemeenten, het zorgkantoor en Justitie;
• Voor de personeelsadministratie.

3. Noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen:

• Voor de verantwoording van de gefinancierde zorg geeft SMO Breda e.o. de gemeente inzicht in het actieplan Krachtwerk en meldt de reden van beëindiging van het traject;
• Voor het doorgeven van gegevens aan het CAK in het kader van de eigen bijdrage;

4. Noodzakelijk ter voorkoming van gezondheidsproblemen:

• Van toepassing bij noodsituaties.

5. Noodzakelijk met het oog op het belang van SMO Breda e.o., waarbij het belang van de organisatie prevaleert:

• Voor werving- en selectiedoeleinden;
• Voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.

 

3.  Categorieën van gegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijke persoon, zoals jouw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Wij verkrijgen deze gegevens van jou wanneer je bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail verstuurt, of telefonisch contact met ons opneemt. Wanneer je de website van SMO Breda e.o. bezoekt, verstrek je geen persoonsgegevens, tenzij je reageert op vacatures of informatie aanvraagt.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, seksueel gedrag of geaardheid, en strafrechtelijke gegevens, mogen niet zomaar worden verwerkt.

SMO Breda e.o. is bevoegd om in het kader van de Wet maatschappelijke opvang 2015 jouw persoonsgegevens, inclusief gezondheidsgegevens, te verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van diensten aan jou.
Wij verwerken persoonsgegevens van personen en organisaties met wie wij contact hebben. Dit zijn onder andere cliënten, ketenpartners (zoals de gemeente en Justitie) en leveranciers van SMO Breda e.o.

 

4. Wie heeft toegang tot mijn gegevens?

Naast het beveiligen van de systemen, zorgen wij ervoor dat binnen SMO Breda e.o. niet iedereen toegang heeft tot jouw gegevens. De systemen waarin cliëntgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom alleen toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie toegang noodzakelijk is om hun werkzaamheden uit te voeren. Gegevens over sollicitanten zijn alleen toegankelijk voor functionarissen die verantwoordelijk zijn voor werving en selectie.

Verstrekking aan derden
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wettelijk verplicht is, of wanneer je ons hiervoor toestemming hebt gegeven.
SMO Breda e.o. kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. In dergelijke gevallen verleent SMO Breda e.o. haar medewerking.

 

5. Hoe beveiligen we je gegevens

SMO Breda e.o. gaat zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens. Hieronder zetten wij onze kernwaarden uiteen:

Zorgvuldig
SMO Breda e.o. behandelt jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. We verzamelen alleen de noodzakelijke gegevens en zorgen ervoor dat deze nauwkeurig en actueel zijn. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en niet langer bewaard dan nodig is. Onze medewerkers zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met gegevens en volgen strikte richtlijnen om jouw privacy te waarborgen.

Veilig
Om jouw privacy en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te beschermen, neemt SMO Breda e.o. passende technische en organisatorische maatregelen. De gegevens van cliënten worden opgeslagen in een applicatie van een externe softwareleverancier die adequate beveiligingsmaatregelen heeft getroffen. Daarnaast voert SMO Breda e.o. naast reguliere beveiligingsmaatregelen jaarlijks een beveiligingsaudit uit om ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Vertrouwelijk
Wij gaan ervan uit dat jouw gegevens altijd van vertrouwelijke aard zijn. Iedere medewerker van SMO Breda e.o. is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door SMO Breda e.o. zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden aan geheimhouding. Kortom, iedereen die inzicht heeft in jouw gegevens is gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

 

6. Hoe lang bewaren we je gegevens

SMO Breda e.o. bewaart (digitale) dossiers tot 20 jaar na het einde van de dienstverlening, vertrek uit de instelling of na overlijden. Binnen 1 jaar na het verstrijken van deze termijn worden alle gegevens vernietigd of verwijderd.

De gegevens kunnen langer worden bewaard indien zij een historisch, wetenschappelijk of statisch belang dienen, mits zij niet herleidbaar zijn tot een persoon en niet voor andere doeleinden kunnen worden gebruikt.

De gegevens van sollicitanten worden opgeslagen in ons personeelsadministratiesysteem voor de betreffende sollicitatie en worden 4 weken bewaard. Bij de sollicitatie kun je aangeven of wij jouw gegevens maximaal 1 jaar mogen bewaren, zodat wij contact met je kunnen opnemen bij andere vacatures.

 

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wanneer je onze website bezoekt, worden alleen IP-gegevens geanonimiseerd bewaard via een functionele cookie. Er worden verder geen algemene bezoekgegevens bijgehouden en er worden geen “tracking cookies” op je computer geplaatst.

Via onze website wordt geen cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Dit hebben wij uitgezet, zodat Google deze informatie niet aan derden kan verstrekken.

 

8. Doorgeven van jouw gegevens buiten de Europese Unie

SMO Breda e.o. zal jouw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie.

 

9. Jouw rechten

Als je gebruik wilt maken van jouw rechten, kun je te allen tijde contact met ons opnemen via ons e-mailadres privacy@smobreda.nl. Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek en zullen daarbij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld vaker dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Wat zijn jouw rechten?
Wanneer SMO Breda e.o. jouw persoonsgegevens verwerkt, heb je bepaalde rechten. Deze rechten worden hieronder toegelicht:

Inzage in jouw gegevens
Ben je klant van SMO Breda e.o. en wil je weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben? Dan kun je gebruikmaken van jouw recht op inzage. We verzoeken je specifiek aan te geven welke persoonsgegevens je graag wilt ontvangen.

Recht op rectificatie
Je hebt het recht om jouw gegevens te rectificeren als deze onjuist of onvolledig zijn. Ook heb je het recht de gegevens te rectificeren als deze niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als jouw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen derden die jouw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt.

Recht op gegevenswissing
Je hebt het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer jouw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben ontvangen, wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking, of wanneer jouw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van jou te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Dit houdt in dat wij jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Dit recht geldt als je de juistheid van de gegevens betwist, als je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden, of als je vindt dat de verwerking van jouw persoonsgegevens door SMO Breda e.o. onrechtmatig is.

Recht van bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door SMO Breda e.o. als jouw gegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer je niet wilt dat wij jouw persoonsgegevens gebruiken om je persoonlijke aanbiedingen te doen.

Recht op dataportabiliteit
Wanneer je zelf jouw persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat wij jouw gegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan jou zullen verstrekken wanneer je ons daarom verzoekt.

 

10. Contactinformatie

Heb je vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Functionaris voor de Gegevensbescherming
privacy@smobreda.nl

SMO Breda e.o.
Postbus 3385,
4800 DJ Breda

Galderseweg 15
4836 AC Breda

 

11.  Klachten

Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

12.      Wijzigingen in het Privacy Statement

SMO Breda e.o. kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was in augustus 2024. De meest recente versie vind je altijd op https://www.smobreda.nl/privacystatement-smo-breda/.